Dalam rangka menanggapi surat permohonan pembentukan perpustakaan dari tenaga perpustakaan, Kepala Sekolah selaku pimpinan di sekolah tersebut, terlebih dahulu melakukan klarifikasi apakah aspek-aspek pokok penyelelenggaraan perpustakaan. Format klarifikasi permohonan pembentukan perpustakaan memuat hal-hal sebagai berikut:
- Memastikan terdapat nama perpustakan sekolah, alamat, gedung/ruang serta sarana dan prasarana perpustakaan
- Memastikan telah ada koleksi dasar perpustakaan minimal 1.000 judul.
- Memastikan telah ada tenaga perpustakaan
- Memastikan telah ada dana rutin untuk membiayai operasional perpustakaan
- Format klarifikasi memuat tempat dan tanggal pelaksanaan klarifikasi dan ditanda tangani oleh Kepala Sekolah.
Bila dalam proses klarifikasi ditemukan ada salah satu aspek pokok penyelenggaraan perpustakaan belum tersedia maka pihak sekolah dapat berkoordinasi dengan tenaga perpustakaan atau pihak lain yang terkait untuk melengkapinya. Bila dalam proses klarifikasi semua aspek pokok penyelenggaraan perpustakaan telah tersedia maka Kepala Sekolah dapat mengeluarkan surat keputusan pembentukan perpustakaan.
Sumber : Perpustakaan RI Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Sekolah